Als ich ein Team leitete, hatten wir alle zwei Wochen ein Teammeeting. Anfang des Jahres habe ich den Konferenzraum für die Besprechungen des gesamten Jahres gebucht.

Es wird Sie nicht überraschen, dass nicht alle diese Treffen stattgefunden haben.

Die Begründung ist nicht der Mangel an geleisteter Arbeit oder die Bestellung von Mittagessen, die verschwendet werden, sondern in Büroräumen.

Denken Sie an meine zweiwöchentlichen Treffen zurück. Ich habe den Konferenzraum im Januar für Besprechungen im August gebucht, die nicht alle stattfinden würden. Das heißt, wenn einer meiner Mitarbeiter ein Meeting abhalten wollte, konnte er meinen Konferenzraum nicht nutzen – er war gebucht. Unternehmen haben daher mehr Konferenzräume als sie tatsächlich benötigen.

Es ist eine harte Balance …vor allem, wenn Sie offene Büroräume haben Ein Konferenzraum ist der einzige praktische Ort, an dem ein Meeting abgehalten werden kann – auch wenn nur zwei Personen anwesend sind. Sie möchten nicht so wenige Konferenzräume haben, dass Frustration die am häufigsten empfundene Emotion im Büro ist. Mehr Konferenzräume benötigen jedoch mehr Platz. Mehr Platz erfordert höhere Miete. Miete kostet Geld.

Ihre Studie zeigte, dass Konferenzräume in der Regel zu 90 Prozent gebucht werden, jedoch mit einer No-Show-Rate von 30 Prozent. Wenn dies in Ihrem Büro zutrifft, können Sie Geld sparen (oder sogar einen Konferenzraum für tatsächliche Büroräume nutzen!), Indem Sie weniger Konferenzräume haben, wenn die Leute versprechen, nur dann zu buchen, wenn dies wirklich benötigt wird.

Zurück zu meinem ursprünglichen Beispiel, ich dachte, es sei wichtig, regelmäßige Teambesprechungen zu haben, und ich Ich hoffe, mein Team fand sie wertvoll. Wenn ich nicht im Voraus buchen würde, würden wir uns den Tag bemühen, einen Ort zu finden, an den wir passen könnten. Angesichts der Art unserer Diskussion (vertrauliche Mitarbeiterinformationen) wollten wir nicht in einen kostenlosen Konferenzraum in der Marketingabteilung wechseln oder so, in dem jemand, der den Kopf hineinsteckt, problematisch sein könnte. Also habe ich im Voraus gebucht.

Und meine Kollegen auch aus demselben Grund.

Sie könnten sagen „Keine Buchung länger als zwei Wochen“, was sinnvoll ist, es sei denn, jemand kommt von einer anderen Website oder ein externer Anbieter oder Berater kommt herein und Sie müssen im Voraus Pläne machen. Sie möchten nicht warten, um einen Konferenzraum für 30 Personen zu buchen und herauszufinden, dass nur noch die winzigen übrig sind.

Mit anderen Worten, ich habe keine Ahnung, was die Lösung ist. Vielleicht ist es der beste Weg, mehr Konferenzfläche zu haben, als Sie unbedingt benötigen – und es würde Sie mehr Geld für Produktivitätsverluste kosten, wenn Sie weniger Konferenzräume hätten.

Unabhängig davon ist es etwas wert, untersucht zu werden. Achten Sie vielleicht darauf, wie hoch die Nutzungsrate Ihrer Konferenzräume ist. Vielleicht können Sie einige geldsparende Änderungen vornehmen oder zumindest eine bessere Vorstellung davon haben, wie viel Platz am besten genutzt wird.

Veröffentlicht am: 19. Februar 2020

Die hier von Inc.com-Kolumnisten geäußerten Meinungen sind ihre eigenen, nicht die von Inc.com.



Quelle: Inc.com

Categories: Business

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