Die Besprechungsergebnisse Ihrer Teams gehören zu Ihrem Unternehmen. Mitarbeiter werden dafür bezahlt, Probleme zu lösen, Entscheidungen treffen, kommen mit neue Ideenund zum Handeln verpflichten. Teams treffen sich, um diese Ergebnisse zu erzielen, und dennoch verlangen nur sehr wenige Unternehmen, dass Mitarbeiter diese Ergebnisse erfassen und veröffentlichen, wo andere sie nutzen können.

Im vergangenen November haben Forscher über 400 wissenschaftliche Studien gekämmt, um die zu finden Top-Ten-Regeln für Geschäftstreffen. Die Nichteinhaltung der zehnten Regel „Planen Sie Kreativität und erfassen Sie diese Ergebnisse“ ist bei weitem der verschwenderischste Fehler, den mein Team bei Geschäftsführern macht.

Wenn Sie es jedem Einzelnen überlassen, sich auf seine Erinnerungen zu verlassen, werden Sie unweigerlich Zeit damit verbringen, diese vermeidbaren Probleme zu bekämpfen:

  • Warten auf jemanden, der eine Aufgabe erledigt, nur um zu spät festzustellen, dass er nie realisiert hat, dass er es tun sollte.
  • Wiederholte Diskussionen Ihres Teams scheinen zu vergessen, dass Sie bereits Entscheidungen getroffen haben, die Sie bereits getroffen haben.
  • Kombinieren Sie Ihre E-Mail, um herauszufinden, was die wahre Geschichte ist, bevor Sie zu einem Kundengespräch gehen.
  • Verwalten Sie schlechte Annahmen, Politik und alle Arten von verschwenderischem Quatsch, während Ihr Führungsteam in seinen Black-Box-Silos errät, was sie jeweils tun.
  • Scrambling, um herauszufinden, was mit einem Projekt oder Kunden oder Lieferanten los ist, wenn die Person, die sich normalerweise mit ihnen trifft, geht.

Kommt Ihnen eines dieser Probleme bekannt vor? Sie können viel von diesem Drama verhindern, indem Sie alle Besprechungsnotizen erfassen und veröffentlichen lassen. Hier ist wie.

1. Weisen Sie jemanden zu, der für jede Besprechung Notizen eingibt.

Sie haben vielleicht gelesen, dass es besser ist, sich Notizen auf Papier zu machen, was auch für Studenten gilt, die Vorlesungen besuchen. Untersuchungen haben gezeigt, dass das Notieren von Papier Einzelpersonen dabei hilft, sich besser an komplexe Themen zu erinnern, aber es hilft einer ganzen Gruppe nicht, sich an etwas zu erinnern.

Wenn Sie zuweisen ein ausgewiesener NotizenmacherSie fungieren als repräsentative Hände für die gesamte Gruppe. Ihre Aufgabe ist es, wichtige Punkte zu erfassen. Während sie dies auf Papier tun könnten, sparen getippte Notizen ihnen Zeit, wenn sie diese Notizen anschließend veröffentlichen.

Eingeschriebene Notizen lassen sich auch einfacher auf dem Bildschirm darstellen. Sie möchten, dass andere Teilnehmer in der Besprechung diese Notizen sehen, da die gesamte Gruppe die Verantwortung dafür übernehmen sollte, sicherzustellen, dass die von ihnen eingegebenen Notizen die Diskussion korrekt widerspiegeln.

2. Erfassen Sie nur die wichtigsten Details.

Nützliche Notizen machen es schnell und einfach, den Wert zu sehen, der in dieser Besprechung geschaffen wurde. Sie möchten Notizen, die Sie scannen können, Aufgabenlisten, die Sie abhaken können, und Erkenntnisse, die jedem auffallen, der die Notizen später liest.

Was macht einen nützlichen Hinweis aus? Das hängt vom Treffen ab.

Zumindest Sie müssen Entscheidungen und Aktionselemente erfassen. Dies sind die Versprechen, die Ihr Team einander macht oder die sie Kunden im Namen Ihres Unternehmens machen. Sie wollen diese schriftlich.

  • Ankündigungen: wichtige Daten, neue Teammitglieder usw.
  • Neue Themen und Bedenken
  • Neue Ideen oder Erkenntnisse
  • Nützliche Links und Verweise
  • Alles andere, was Ihnen hilft, Ihre Ziele zu erreichen!

Denken Sie jedoch daran, dass Sie kein wörtliches Transkript wünschen. Dafür sind Aufnahmen da. In diesen Notizen geht es um Ergebnisse. Halten Sie sich also an die Highlights.

3. Überprüfen Sie die Notizen als Gruppe, bevor die Besprechung endet.

Überprüfen Sie in den letzten fünf bis zehn Minuten des Meetings alle Notizen, indem Sie fragen:

  • Haben wir etwas Wichtiges verpasst?
  • Ist alles korrekt?
  • Ist jede Notiz klar genug, dass andere sie verstehen werden? Werden wir wissen, was es bedeutet, wenn wir es uns in zwei Wochen noch einmal ansehen?

Ihr Team könnte versuchen, die ersten paar Fragen durchzugehen, aber die letzte wird sie zum Nachdenken anregen und Notizen, die Dinge wie „In diesen Bericht schauen“ sagen, werden behoben. Schauen Sie sich diesen Bericht an wird in zwei Wochen nichts bedeuten, während Überprüfen Sie die Gesamtsummen im Q4-Verkaufsbericht wird später offensichtlich, wenn Sie versuchen, sich gegenseitig zur Rechenschaft zu ziehen.

4. Veröffentlichen Sie diese Notizen dort, wo sie gefunden werden können.

Ihr E-Mail-Posteingang zählt nicht. Sie möchten, dass Besprechungsnotizen an einem Ort gespeichert werden, der für Ihr gesamtes Team zugänglich ist, einschließlich Personen, die nicht an der Besprechung teilgenommen haben.

Mit Notizen können Sie ganz einfach neue Teammitglieder auf den neuesten Stand bringen. Das Überprüfen von Kundenbesprechungen erleichtert das Erstellen von Fallstudien. Am wichtigsten ist, dass Ihre Teams aufhören, Gespräche wieder aufzuwärmen und Versprechen, die sie vergessen haben, nicht einhalten, was die Dynamik in jedem Teil Ihres Unternehmens erhöht.

Sobald Sie die Besprechungsergebnisse erfasst und dort veröffentlicht haben, wo sie umgesetzt werden können, können Sie Ihre Besprechungen optimal nutzen.

Veröffentlicht am: 24. Februar 2020

Die hier von Inc.com-Kolumnisten geäußerten Meinungen sind ihre eigenen, nicht die von Inc.com.



Quelle: Inc.com

Categories: Business

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